O Microsoft Teams é um espaço de trabalho de colaboração e comunicação baseado em bate-papo do Microsoft Office 365. 

O software é integrado perfeitamente ao pacote de produtividade e apresenta os recursos de reuniões, anotações, bate-papos, anexos e várias extensões da Microsoft e de terceiros.

Desde seu novo lançamento em março de 2017, a adoção do Microsoft Teams está crescendo em empresas que buscam simplificar o trabalho em equipe, compartilhando, colaborando e comunicando-se em uma única plataforma.

Para te mostrar, abaixo separamos as funcionalidades que fazem do Teams o app de mais sucesso da Microsoft! Veja só:

1. Equipes e canais

As “Equipes” e os “Canais” estruturam suas conversas e arquivos para fornecer as informações corretas para aqueles que precisam, com o objetivo de reduzir a confusão e aumentar a produtividade.

Dentro da plataforma, um administrador configuraria “Equipes” individuais. Normalmente, esses seriam os diferentes departamentos da sua empresa: vendas, marketing, entrega de serviços, gerenciamento de projetos, desenvolvimento etc. Contudo, a divisão pode ocorrer da forma como você julgar mais adequada.

O administrador pode convidar apenas os funcionários para quem o conteúdo é relevante para uma “Equipe”. O software foi projetado com produtividade focada, por exemplo, a equipe de gerenciamento de projetos não precisa saber que a última brochura de marketing foi finalizada.

Para gerenciar com mais eficiência cada equipe, você pode criar subcategorias chamadas “Canais”. O canal de vendas pode, portanto, incluir previsão, atualizações de saída, promoções etc. As conversas ocorrerão em cada um desses canais sobre o assunto específico.

Portanto, fica fácil para cada funcionário ver o que é relevante para eles e colaborar nas discussões / decisões que estão ocorrendo em torno de cada tópico.

2. Chat e menções em grupo

Quando diferentes e-mails estão chegando, pode ser difícil acompanhar itens acionáveis ​​— é fácil ficar insensível às mensagens constantes e deixar que as tarefas sejam perdidas.

Dentro das equipes do Teams, você pode mencionar um usuário em uma conversa, da mesma maneira que faria no Facebook, Twitter ou LinkedIn. O usuário receberá uma notificação de que foi mencionado em um canal específico e pode ir até lá para responder.

3. Colaboração de arquivos

Você pode editar seus arquivos do Microsoft Office diretamente no Teams. Os usuários podem fazer upload de arquivos para a plataforma que está armazenada no One Drive; os colaboradores têm a opção de editar dentro do próprio aplicativo que salvará o arquivo automaticamente na nuvem. Ao ser armazenada na nuvem, a versão mais recente é sempre trabalhada, eliminando cópias duplicadas.

O Temas também traz o recurso pouco conhecido da edição em tempo real nos aplicativos do Office. Uma equipe que trabalha no documento pode editar e enviar comentários simultaneamente e ao vivo, economizando tempo comparando notas e versões de e-mail.

4. Personalização e integração

A Microsoft sabe que os usuários administram seus negócios em uma infinidade de aplicativos diferentes. O Teams pode se integrar com muito mais do que o pacote Office padrão. Como toda organização exige uma configuração diferente, você tem a opção de integrar apenas os aplicativos necessários. A lista de aplicativos é extensa e inclui o Adobe Creative Suite, Hootsuite, Adobe Sign, ZenDesk e muitos mais.

As notificações personalizadas também podem ser configuradas, como para notificar certos usuários quando as postagens sociais são publicadas.

5. Reuniões eficazes

É provável que você use algumas plataformas de reunião online diferentes nos seus negócios, sejam Zoom, Webex, GoToMeeting ou outros. O Teams tem a opção de agendar reuniões em sua interface. Com o desligamento gradual do Skype for Business, o app assumirá a oferta da Microsoft.

A realização de uma reunião interna no Teams exige apenas que você faça parte da equipe, não sendo necessário se inscrever, ligar ou ter um número PIN. Existem diferentes opções de reunião disponíveis, incluindo compartilhamento de áudio, vídeo ou tela. 

A interface mostra quem é convidado, quem aceitou ou recusou e quaisquer notas da reunião. O melhor de tudo é que qualquer reunião agendada no Teams também é sincronizada com o calendário do Outlook dos convidados. É possível fazer anotações ao vivo durante toda a sessão, incorporando os aplicativos escolhidos à reunião.

Um outro recurso útil é “Reuniões abertas”. Se uma reunião estiver listada como “Aberta”, qualquer membro da equipe poderá participar da conversa se considerar o conteúdo relevante para sua função.

Com tudo isso dito, fica fácil ver porque o Microsoft Teams é um hub essencial e abrangente para comunicação e colaboração de equipes.

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