Os gerentes lidam com vários projetos o tempo todo. Eles fazem malabarismos com pessoas, tarefas e metas para garantir que cada projeto seja bem-sucedido. Mas gerenciar projetos, por natureza, não é uma tarefa fácil. Como há muitas partes móveis, tudo pode facilmente se tornar caótico e desorganizado.

Quando você não usa um software ou solução de gerenciamento de projeto, é provável que esteja perdendo muito tempo com pequenas coisas e fazendo mais trabalho do que o necessário. É difícil controlar quem está trabalhando em quê. A colaboração entre as equipes é ineficiente e se espalha em dezenas de e-mails e chats. Como resultado, os prazos são perdidos e os clientes ficam insatisfeitos.

É importante usar um sistema de gerenciamento de projeto eficiente para ajudá-lo a se manter organizado no trabalho durante o planejamento e execução de projetos. 

Abaixo, mostramos como uma ferramenta como essa pode auxiliar na sua estratégia organizacional!

O que são sistemas de gestão de projetos?

Os sistemas de gestão de projetos são softwares que comportam, em um único lugar, todas as informações para gerenciar com eficiência o portfólio de projetos de uma organização. O objetivo principal dessa ferramenta é otimizar o uso dos recursos, reduzindo prazos de conclusão e cortando custos no desenvolvimento de projetos.

Geralmente, essas ferramentas incluem os seguintes recursos:

  • Planejamento: os softwares de gestão de projetos reúnem em um único dashboard todas as tarefas e etapas de um projeto. Esse dashboard inclui informações de quem está fazendo o quê, qual o prazo e quais são as atividades subsequentes para dar continuidade ao trabalho. O sistema também possui calendários e fluxos de trabalho para acompanhamento do cronograma;
  • Colaboração: o software na nuvem permite que diferentes equipes trabalhem simultaneamente nos mesmos arquivos, garantindo máxima colaboração. O software ainda possui recursos de comunicação para que as conversas sobre determinado projetos estejam reunidas em um único hub central;
  • Documentação: um recurso essencial do software de gestão de projetos é o armazenamento de arquivos, que permite editar, controlar e guardar os documentos do projeto de forma segura e eficaz. O recursos ainda organiza o controle de versões, para que nenhum arquivo importante fique desatualizado;
  • Avaliação: por último, os melhores softwares contarão com recursos de geração de relatórios e acompanhamento de KPIs para que gestores e equipes possam visualizar de forma prática o desempenho individual e geral. 

Quais os benefícios das ferramentas de gestão?

Como você pode ver, as ferramentas de gestão de projetos vêm com os recursos necessários de que você precisa para planejar seus projetos de maneira eficiente, gerenciar os recursos disponíveis, responder a problemas e manter todos os envolvidos no projeto.

Esses recursos se traduzem nos seguintes benefícios:

1. Fácil planejamento

O planejamento de qualquer projeto leva tempo e esforço. Uma ferramenta de gestão de projetos pode reduzir esses dois itens ao mínimo necessário, facilitando o mapeamento de todas as etapas de um empreendimento. A ferramenta permite estabelecer uma hierarquia simples e clara das tarefas a serem realizadas, juntamente com um cronograma real e alcançável até a conclusão final do projeto.Também permite identificar quais etapas são sequenciais e quais tarefas dependem umas das outras. 

2. Gerenciamento eficiente de tarefas

Cada projeto consiste em várias tarefas que você ou sua equipe devem concluir. Acompanhar o trabalho sendo realizado por cada um manualmente pode ser complicado ou mesmo impossível, dependendo do tamanho do time. É aqui que uma ferramenta de gerenciamento de projetos é muito útil: elas permitem atribuir todas as tarefas importantes aos funcionários e monitorar seu desempenho. 

3. Documentos compartilhados

Os recursos de armazenamento de documentos do software de gestão de projetos também permite aumentar a produtividade geral. Eles são extremamente úteis, pois a maioria dos projetos possui um grande número de arquivos relacionados. Ao criar um plano de armazenamento centralizado, cada membro da equipe pode editar e contribuir com facilidade e rapidez.

4. Rastreamento preciso do projeto

Rastrear o tempo gasto em cada tarefa é de grande valor, pois permite que você colete dados sobre os membros da equipe, para saber seu ritmo de trabalho. Isso tornará o planejamento de projetos futuros mais fácil. O líder da equipe pode então fazer estimativas de tempo muito mais precisas. Por exemplo, um gestor pode dar diferentes tipos de tarefas aos membros da equipe ao longo de um projeto para determinar seus pontos fortes. Isso cria melhor desempenho e gera resultados mais rápidos.

Como um benefício extra, a localização física deixa de ser um problema para o andamento dos projetos. Com o software de gestão de projetos, equipes remotas podem trabalhar juntas e em sincronia, mesmo que geograficamente distantes. 

E você, já utiliza alguma ferramenta de gestão de projetos na sua organização? Conte para gente nos comentários abaixo!