Há algum tempo, ferramentas tecnológicas capazes de otimizar o trabalho de equipes profissionais eram privilégio de grandes corporações. Hoje, porém, o mercado conta com opções adequadas para empresas de portes menores.

Listamos três atividades que podem ser otimizadas com ferramentas de TI.

Compartilhamento de arquivos

Qualquer equipe precisa compartilhar arquivos, seja internamente ou com clientes e fornecedores. Normalmente, esse compartilhamento é feito por e-mail. O problema começa quando esses arquivos são muito pesados, e o envio consome uma parcela grande de dados de internet e do desempenho do computador, prejudicando outras tarefas.

O desafio se agrava caso haja necessidade de trabalho remoto. Isso porque o funcionário tem que salvar um arquivo no computador de mesa e outro no computador móvel, e o gerenciamento das versões costuma tomar um tempo desnecessário. Esse sistema também se mostra pouco prático quando mais de uma pessoa trabalha em cima do mesmo documento.

Simplificar o compartilhamento de arquivos é uma medida que poupa tempo, uma vez que elimina tarefas repetitivas como envio e a gestão manual de versões. Uma solução possível – e viável para orçamentos enxutos – é a adoção de um sistema de compartilhamento de arquivos em nuvem. Hoje, existem opções que permitem edição em tempo real, adaptadas para uso em mobile e, por serem voltadas para empresas, capazes de garantir a segurança dos dados.

Comunicação

Embora seja uma plataforma bastante adequada para contatos profissionais, o e-mail não é a ferramenta ideal para trocar qualquer tipo de mensagem. Enquanto alguns assuntos precisam ser discutidos ao vivo, outros poderiam ganhar agilidade se fossem tratados em uma plataforma de mensagens rápidas.

Há ferramentas específicas para cada caso. Videoconferências substituem reuniões presenciais, o que economiza não só o tempo de deslocamento como a verba para viagens. Também é possível usar plataformas de mensagem rápida comuns para contatos esporádicos. Um passo a frente, porém, é contar com uma plataforma que junta funções como essas em um programa único.

A grande vantagem de convergir toda a comunicação da empresa em um só lugar – incluindo o contato com parceiros externos – é facilitar a gestão das informações. Essa ação poupa tempo não só da equipe como um todo, já que dispensa o login em várias plataformas diferentes e evita a dispersão de informações, como também da equipe responsável pela auditoria e segurança dos dados que circulam na empresa.

Segurança

Toda empresa que trabalha em rede está sujeita a ataques externos. E quando falamos de computadores ligados em rede, contar com um software antivírus em cada máquina pode não ser o suficiente. Isso porque existem vírus específicos – os chamados malwares – cuja ação é infectar a rede da empresa, prejudicando o desempenho da internet em todos os computadores.

Por isso, existem produtos específicos para segurança de rede em empresas. Esses sistemas são capazes de oferecer uma barreira mais completa às ameaças, uma vez que é impossível assegurar que todos os usuários tenham uma conduta adequada.

Além disso, um sistema de segurança adequado evita que a equipe de TI trabalhe sempre de forma reativa, resolvendo problemas à medida em que eles aparecem. Estar efetivamente protegido evita transtornos relacionados à indisponibilidade de sistemas e recuperação de arquivos.