Os avanços na tecnologia e na indústria de TI como um todo têm aumentado a demanda pelo Outsourcing de TI. Isso porque, para crescer um negócio, a equipe interna deve estar focada no core business da empresa, ou seja, naquilo que ela efetivamente faz.

A tecnologia é cada dia mais necessária em todos os departamentos de uma organização — ela é a ferramenta para que os processos de negócios aconteçam da maneira mais rápida e eficiente possível.

Seu departamento de TI interno, portanto, deve estar focado em descobrir e implementar soluções estratégicas que possibilitem esse cenário, e não em atender chamados operacionais ou se preocupar com problemas nos servidores da empresa.

Essas atividades não-estratégicas são custosas e gastam tempo que poderia ser dedicado a realmente trazer valor para a organização. Por isso o outsourcing de TI é um aliado tão importante.

Neste guia sobre outsourcing de TI, examinaremos as vantagens da terceirização e também compararemos os prós e os contras das operações de negócios terceirizadas. Acompanhe!

Outsourcing de TI: terceirizando serviços essenciais

O outsourcing de TI, ou terceirização, é o uso de provedores de serviços externos para entregar com eficácia processos de negócios, serviços de aplicativos e soluções de infraestrutura habilitados para TI para resultados de negócios.

O conceito de terceirização surgiu após a Grande Recessão, quando várias empresas nos Estados Unidos foram forçadas a terceirizar equipes, bem como departamentos inteiros para economizar dinheiro e seus resultados financeiros.

A terceirização pode permitir que uma empresa reduza custos, otimize sua colocação no mercado e aproveite a experiência externa, de especialistas em determinados processos, sem onerar sua folha de pagamento.

Ela é frequentemente usada por empresas de todos os tamanhos para lidar com mais negócios e executar trabalhos que exigem habilidades indisponíveis na organização.

No caso da TI, ela pode incluir serviços de utilidade, software como serviço e terceirização habilitada para nuvem. O outsourcing de TI, portanto, ajuda os clientes a desenvolver as estratégias e visão certas, reduzindo custos e aproveitando de serviços especializados.

Este artigo o guiará pelo processo de garantir que você e sua empresa estejam prontos para terceirizar diferentes componentes de suas operações de TI ou configurar uma estrutura de terceirização para permitir que você lide com uma carga de trabalho maior.

Tipos de outsourcing de TI: como escolher?

Dependendo do processo ou atividade a ser terceirizado, é possível contratar diferentes tipos de outsourcing de TI. Por exemplo, você pode contratar um profissional freelancer ou pequena empresa para desenvolver o website da empresa, uma consultoria para orientar sobre a melhoria dos processos de TI ou pode contratar serviços gerenciados para gerenciar toda uma operação de TI.

Os fornecedores de serviços gerenciados, também chamados de Managed Services Providers (MSP), oferecem uma solução voltada para empresas com dificuldade de gerenciar algum braço da TI da empresa. Por exemplo, você pode contratar um MSP para cuidar da segurança da informação ou para gerenciar sua infraestrutura.

Além desses, é possível contratar profissionais especializados para compor o time da empresa internamente. Nesse caso, você contrata um profissional que tenha as habilidades necessárias para executar uma tarefa na sua TI por meio de uma empresa experiente — isso permite reduzir o valor da sua folha de pagamento, ao mesmo tempo que aproveita da seleção especializada de profissionais qualificados.

A decisão sobre o tipo de outsourcing mais adequado dependerá de qual ou quais processos serão terceirizados. Existem certas tarefas essenciais, mas demoradas em cada empresa, que são de natureza repetitiva, como entrada e armazenamento de dados, segurança da informação e construção de banco de dados. Estas podem ser facilmente terceirizadas.

Se você puder contratar um terceiro para fazer essas tarefas, terá mais tempo disponível para se concentrar nas competências essenciais do seu negócio. Outras tarefas, que exigem habilidades específicas, também podem ser terceirizadas para profissionais especializados se sua equipe não estiver preparada para fazê-las.

Benefícios do outsourcing de TI: redução de custos, flexibilidade e competência

Os benefícios do outsourcing de TI variam de acordo com seu modelo de negócios e planejamento. Em geral, as empresas que buscam crescer no futuro têm mais chances de sucesso se usarem os serviços de uma empresa de terceirização. Explicamos abaixo o porquê:

  • Acesso à tecnologia de ponta. A volatilidade da tecnologia da informação pode tornar as habilidades de TI rapidamente obsoletas. O software é atualizado e substituído muito rapidamente. No momento em que uma entidade investe e treina sua equipe em tempo integral, a tecnologia pode não ser mais avançada. Já no outsourcing de TI, é possível contar sempre com as ferramentas de última geração, sem se preocupar em ter que treinar seu time;
  • Acesso aos melhores talentos. A localização do seu escritório geralmente determina que tipo de talento você pode atrair — um problema que é facilmente resolvido com equipes terceirizadas de TI. Quando você faz parceria com uma empresa de serviços gerenciados, terá acesso constante a um pool de talentos que pode ser ajustado para atender às suas necessidades exatas com uma melhor alocação de recurso;
  • Economia de custos e qualidade. A competição acirrada levou muitas empresas a reestruturar e reduzir o pessoal em um esforço para economizar dinheiro. Mesmo empresas prósperas fazem todo o possível para reduzir pessoal e custos. Os fornecedores terceirizados podem economizar dinheiro para a sua empresa porque eles tem um controle muito mais rígido dos recursos utilizados e executam estruturas muito mais enxutas;
  • Mais flexibilidade. As empresas devem ser flexíveis o suficiente para se adaptar a um ambiente de negócios em fluxo constante, de modo que suas funções de TI tenham que responder rapidamente às demandas em constante mudança. Empresas especializadas geralmente podem aproveitar uma ampla gama de recursos, habilidades e capacidades, enquanto a equipe interna de TI pode ter recursos limitados.

Como decidir quais processos de TI terceirizar

O processo de outsourcing de TI mudou significativamente, colocando mais responsabilidade sobre os compradores para garantir que eles estejam selecionando o provedor de serviços de TI certo para seus negócios.

A terceirização pode sim trazer ótimos benefícios, conforme mostramos, mas é preciso saber escolher quais processos terceirizar e para quem terceirizar.

Abaixo, damos algumas dicas para tomar a decisão certa:

1. Quais processos terceirizar

Não apenas saia terceirizando tudo porque pode ser mais barato. É verdade que o outsourcing de TI pode te ajudar a reduzir custos, mas você deve saber exatamente qual o benefício que busca ao terceirizar um processo.

A parte mais importante de optar pelo outsourcing de TI é saber o que você está procurando. Determine os pontos problemáticos do seu ambiente de TI e que tipo de serviço sua organização precisa para melhorar a performance.

Uma empresa pode considerar a terceirização para ganhar uma vantagem competitiva enquanto outra quer poder aproveitar melhor a equipe interna. Em suma, você deve focar nas razões e benefícios que estão levando sua empresa a buscar a terceirização.

Existem três perguntas-chave que podem ser feitas nesse momento:

  • Terceirizar esse processo me salvará tempo?
  • Será mais barato terceirizar esse trabalho?
  • Um especialista ou time de especialista pode fazer o trabalho melhor?

Além disso, é essencial ter um conhecimento profundo dos processos internos da empresa. Isso pode ser feito por meio da avaliação da maturidade operacional da empresa.

Sua maturidade operacional é, em essência, a experiência que ela conquistou durante suas operações, traduzidas em fluxos de processos eficientes. Isso também é essencial para garantir que a empresa contratada tenha os recursos e conhecimentos necessários para atender suas necessidades.

2. Para quem terceirizar

Se você deseja obter os melhores serviços, deve conversar com algumas empresas de outsourcing diferentes para descobrir o serviço que oferecem e se eles atendem às suas necessidades.

Encontrar um bom fornecedor ou profissional pode ser uma tarefa desafiadora, pois há uma série de empresas que oferecem esses serviços e você precisa encontrar um que possa lidar com as tarefas que deseja.

Uma boa dica é começar pela internet. Hoje, grande parte dos processos de compra de outsourcing de TI começa online. Além disso, muitas vezes a decisão de compra é tomada antes que a empresa decida entrar em contato com um provedor de serviços de TI.

O método pelo qual as empresas contratam um provedor mudou e é benéfico para sua empresa se você fizer alguma pesquisa preliminar antes de embarcar em sua pesquisa.

Utilize a mídia social para obter depoimentos de experiências positivas e negativas de seus colegas, realizar pesquisas online e visitar os sites de candidatos em potencial para coletar informações e analisar sua contribuição potencial para a sua organização.

Mais importante ainda, considere a maturidade operacional de cada provedor de serviços de TI. A confiabilidade financeira, tecnologia, recursos, certificações, experiência e satisfação de um dos clientes da empresa são todos elementos-chave ​​e serão úteis para avaliar a compatibilidade com seus objetivos de negócios.

Quando você deve considerar o outsourcing de TI?

Os avanços constantes na tecnologia da informação deram aos clientes o direito de esperar uma experiência do usuário livre de estresse com seus serviços e produtos. Se você acha difícil acompanhar as dúvidas e solicitações dos clientes, talvez seja hora de reorganizar seus recursos internos.

A terceirização fornece mais tempo para se concentrar nas competências essenciais e menos tempo gasto na resolução de problemas. As pequenas e médias empresas podem ter dificuldade em escalar após um determinado período de tempo.

Normalmente, o fator de crescimento mais importante é a prontidão tecnológica, e se você atingiu um estágio de platô no desenvolvimento de seu negócio, talvez seja por causa da tecnologia.

Os sistemas internos desatualizados tornam difícil manter um ritmo constante, e recorrer ao outsourcing de TI, adicionando alguns especialistas em sua equipe, pode fazer uma grande diferença.

A continuidade estável dos negócios depende da produtividade, mas sua infraestrutura tecnológica pode estar obstruindo a produtividade de sua equipe. Às vezes, soluções de software e hardware desatualizados farão mais mal do que bem, resultando em prazos perdidos e produtividade esgotada.

Quando for esse o caso, as soluções terceirizadas podem ajudá-lo a entender o problema, mas também como resolvê-lo.

Muitas vezes, as empresas dependem de aplicativos antigos que não são suportados por seus desenvolvedores. Isso pode causar um problema de segurança de longo prazo que precisa ser tratado de forma profissional e segura. Os riscos de segurança levam a violações de dados que podem interromper toda a sua operação em questão de minutos.

Sistemas isolados em silos devem ser o último indicador de que você precisa de serviços terceirizados. Os avanços tecnológicos são difíceis de acompanhar, e um grande número de empresas ainda depende de sistemas de computador legados.

Atualizar toda a infraestrutura pode levar uma eternidade e também é considerado contraproducente. Em vez de revisar completamente sua tecnologia atual, você pode deixar uma empresa especializada fazer isso por você.

Conclusão: terceirize os seus processos de TI!

O outsourcing de TI pode trazer muitos benefícios para empresas de diferentes tamanhos com finalidades muito diferentes.

Enquanto muitos presumem que a terceirização é simplesmente um esforço para economizar dinheiro sem pensar muito na qualidade, na verdade, ela pode ser feita em modelos diferentes, que oferecem muitos benefícios, incluindo alta performance.

Em outras palavras, a terceirização de tecnologia da informação feita de maneira adequada pode ajudar empresas de diversos tamanhos a fazer as coisas de maneira mais rápida e fácil.

Agora que você conhece os benefícios do outsourcing de TI, veja como a BHS pode te ajudar a reunir os melhores talentos!