A função de controle interno dentro de uma empresa é responsável por manter a eficácia operacional, gerar relatórios confiáveis sobre o desempenho ​​e garantir a conformidade. Muitas vezes, no entanto, os controles internos têm acesso deficiente a dados consistentes que os permitam realizar essas funções. Além disso, a disparidade e falta de integração entre os sistemas de uma empresa agrava ainda mais o problema, junto com a falta de tecnologia ou habilidades internas.

Ao enfrentar esses desafios, a liderança precisa estabelecer práticas comuns em toda a organização. E essas práticas devem estar apoiadas por uma estrutura de controles internos integrada, uma biblioteca de riscos abrangente e análises avançadas. A equipe de controle interno não pode agregar valor, tomar decisões informadas ou gerenciar riscos de forma eficaz se não tiver os dados e as ferramentas corretas. Isso coloca a empresa em risco de não-conformidade.

Para que esse não seja o caso do seu negócio, no artigo de hoje explicaremos qual o papel do controle interno no compliance, como essa função e a TI da empresa podem trabalhar juntas para garantir o cumprimento dos regulamentos e o que você precisa para otimizar o controle interno na sua organização. Acompanhe!

O que é o controle interno?

O controle interno é um processo para atender às metas organizacionais de forma consistente para garantir a eficiência operacional, relatórios precisos e conformidade com leis, regulamentos e políticas. Embora muitas vezes mencionado em um ambiente financeiro, o controle interno tem impacto ​​em todas as áreas de uma organização, desde finanças até TI e marketing.

Os controles podem ser construídos em torno de qualquer procedimento que apresente risco financeiro potencial, como aprovações de despesas de capital, contratações, tratamento de dados do cliente, desenvolvimento de relatórios financeiros trimestrais, aprovações de descontos de vendas, etc.

Em última análise, fortes controles internos fornecem:

  • Conformidade com as políticas organizacionais;
  • Conformidade com leis e regulamentos;
  • Proteção contra desperdício, fraude e ineficiência;
  • Redução do risco organizacional;
  • Relatórios precisos e consistência entre unidades de negócios;
  • Informação e comunicação consistentes;
  • Evidência documentada de conformidade.

Controle internos e riscos de segurança da informação

Os controles internos e a área de TI de uma empresa devem andar de mãos dadas. Para entender melhor a relação entre os dois, imagine o seguinte. Digamos que você trabalhe desenvolvendo os sistemas de front-end da empresa, que fazem a coleta de dados do cliente diariamente. Se você mesmo desenvolver o sistema e, em seguida, operar você mesmo, há um grande risco de uso indevido, falta de segregação e independência etc.

Portanto, o controle interno é quem mantém em vista todos os parâmetros, tais como integridade, precisão, segregação de funções etc, que garantem o cumprimento dos regulamentos de proteção dos dados, como a LGPD. Uma vez projetados os controles, é responsabilidade da função de TI implementá-los.

Existem vários mecanismos que a área de controle interno utiliza para detectar, prevenir e corrigir problemas de conformidade:

  • Padrões e políticas publicadas;
  • Procedimentos documentados;
  • Treinamento regulares;
  • Monitoramento;
  • Auditoria interna.

Os desafios do controle interno e compliance

Para tomar decisões eficazes neste ambiente, os líderes de negócios precisam de uma compreensão abrangente — e de visibilidade — dos riscos de nível empresarial. Mas, como muitas funções compartilham a propriedade da conformidade, as empresas sofrem para obter uma visão integrada ou completa dos riscos em tempo real.

Reconhecer a necessidade de uma estrutura de controles integrados é um bom primeiro passo, mas não o levará muito longe sem que haja registros, processos e sistemas de negócios padronizados. Como apontamos, muitas funções, como jurídica, conformidade e outras, possuem processos que geram dados de risco. Mas essas equipes têm objetivos diferentes e usam formatos e abordagens diferentes para atender aos requisitos de auditoria, relatórios e conformidade. Isso complica ainda mais as coisas quando as empresas fazem alterações na organização.

Superar esses desafios pode ser assustador. Algumas empresas tentam implementar e monitorar os controles internos com os aplicativos disponíveis, usando plataformas ERP existentes ou sistemas autônomos de risco e conformidade globais. Mas esses sistemas são grandes, difíceis de personalizar e difíceis de usar em escala. Essas soluções também costumam envolver soluções alternativas para lidar com a localização e questões específicas do negócio, tornando a personalização ainda mais difícil. O processo de implantação também pode ser demorado.

O resultado é uma série de técnicas que não fornecem uma única fonte da verdade. Isso pode funcionar para as necessidades individuais, mas essas abordagens duplicam o esforço, não são colaborativas e não identificam exceções ou inconsistências. Portanto, as empresas não tratam os riscos de ponta a ponta de forma eficaz com gerenciamento de risco confiável e robusto em todas as funções. E o tempo que os controles internos levam para resolver isso custa muito dinheiro.

Estabelecer uma única fonte da verdade pode resolver esses problemas, mas é difícil de entregar. A boa notícia: novas tecnologias digitais poderosas podem ajudar. Eles podem apoiar a tomada de decisões com análises de dados sofisticadas, automação de processos rápida e fluxo de trabalho inteligente.

Por isso, é essencial contar com o apoio de uma consultoria especializada para performar suas auditorias e ajudar a estabelecer os controles necessários para garantir a conformidade.

Para saber mais sobre como otimizar os controles internos da sua empresa, deixe seu contato conosco que um dos consultores da BHS entrará em contato com você!