Com a pressão constante para aumentar a eficiência e reduzir os custos, muitas organizações estão recorrendo à automação de processos robóticos (RPA, ou Robotic Process Automation) como solução. O RPA é capaz de assumir tarefas mundanas e repetitivas, liberando a força de trabalho humana para se concentrar em outras atividades de nível superior.

De acordo com o Gartner, os gastos com essa tecnologia chegarão a US$ 2,4 bilhões até 2022, mostrando como, cada dia mais, as empresas estão se apoiando no RPA para se tornar mais eficientes. Mas não basta apenas comprar uma solução de automação; é preciso saber o que automatizar.

O que é automação robótica de processos (RPA)?

RPA é uma tecnologia que pode automatizar processos de negócios baseados em regras, estruturados e repetitivos. Uma empresa pode usar ferramentas de RPA para se comunicar com outros sistemas digitais, capturar dados, recuperar informações, processar uma transação e muito mais. 

Considere “robôs” de RPA programados para concluir processos de negócios específicos. As empresas financeiras foram as primeiras a adotar o RPA, mas agora existem empresas em muitos setores, incluindo saúde, varejo, manufatura e outros, que usam a tecnologia.

A automação de processos robóticos reduz os custos de mão de obra e evita erros humanos. Em um exemplo, um grande banco comercial usou 85 bots de software para executar 13 processos que processavam 1,5 milhão de solicitações em um ano. Isso permitiu que o banco aumentasse a capacidade que equivalia a 230 funcionários em tempo integral a apenas cerca de 30% do custo de recrutamento de mais funcionários.

Embora o RPA tenha resultados impressionantes para muitas empresas, há muitos exemplos em que as implementações de RPA falharam. Muitas vezes, as empresas subestimam o custo e o tempo envolvidos na instalação de soluções RPA e descobrem que é mais complexo do que se pensava dimensionar a tecnologia RPA com sucesso.

Por isso, é essencial saber definir quais processos podem ser automatizados. Para começar, é preciso entender as principais características de um processo automatizável…

Quais processos podem ser automatizados com o RPA?

Ao escolher o processo certo para o programa de RPA da sua organização, o objetivo é buscar características que garantam resultados bem-sucedidos. Quais processos de negócios podem ser automatizados? Os processos que atendem aos seguintes critérios:

  • Alto volume e repetitivo: alto volume de transações, processos de rotina executados periodicamente (diariamente ou semanalmente);
  • Baseado em regras: processos padronizados, tomada de decisão baseada em regras preditivas;
  • Maduro e estável: documentado, estável e com custos operacionais previsíveis;
  • Exceção baixa: cenários de baixa variação nas atividades que podem levar a diferentes manuseios de procedimentos;
  • Alto potencial de ROI: processos que possam fornecer economias de tempo significativas;
  • Não sujeito a alterações de metodologia: evite automatizar processos em sistemas que sofrerão alterações fundamentais de interface ou configuração em curto prazo.
  • Entradas legíveis: processos acionados por entradas eletrônicas padrão e legíveis como MS Word, Excel, XML, PPT, PDFs e, se estiver trabalhando com imagens digitalizadas, o RPA pode ser aprimorado com um complemento de OCR.

As operações que tendem a ter essas características e são adequadas para automação geralmente são processos de BackOffice em finanças, RH, TI e processos de front-office, como integração de clientes e suporte. Abaixo, daremos alguns exemplos desses processos que podem ser automatizados com o RPA.

1. Processamento de fatura

O envio e recebimento de faturas é uma das operações básicas de todas as organizações, independentemente do setor ou do tamanho do negócio. O RPA pode ser configurado para processar faturas automaticamente quando elas forem recebidas.

Dessa forma, você pode fazer com que o software automatize os dados, reconcilie os erros e tome certas decisões que são necessárias ao longo do processamento da fatura. Isso reduzirá a necessidade de esforço humano e simplificará o acompanhamento de todas as faturas.

2. Compras 

A maioria das empresas possui um departamento de compras centralizado com processos padronizados para a organização, mesmo assim os processos nem sempre são controlados. 

É uma mistura de etapas manuais e sistemas eletrônicos envolvendo várias etapas para concluir apenas um pedido e pode haver vários desvios do processo real para acomodar alguns cenários, tornando todo o processo complicado. 

Adotar o RPA pode tornar o processo perfeito, permitindo mais proficiência e garantindo que as transações estejam bem alinhadas por dados consistentes. Desde o gerenciamento de um fornecedor mestre, fornecimento e contratação, processo de pedido de compra, recebimento de mercadorias até pagamentos, o RPA pode agilizar efetivamente o processo P2P, permitindo mais precisão, consistência e maior produtividade.

3. Pedidos de vendas

As operações de vendas são outra parte crucial de todos os negócios, que geralmente incluem tarefas repetidas, como entradas de dados nos sistemas de CRM e contabilidade. O RPA pode ser usado para realizar essas atividades e automatizar trabalhos como entrada de pedidos de vendas e faturamento. 

Isso o ajudará a gerenciar o banco de dados de maneira mais organizada, ao mesmo tempo em que facilita as complicações envolvidas nas tarefas demoradas. Isso, por sua vez, ajudará a melhorar a experiência do cliente com a geração rápida de pedidos de vendas.

4. Contas a pagar

Outra área do departamento financeiro em que o RPA pode ser de grande ajuda é para automatizar a digitalização, arquivamento e pagamento de faturas. Embora possa haver muitos níveis variados de complexidade nos processos financeiros, eles geralmente dependem de tarefas recorrentes que seguem o mesmo padrão todas as vezes. 

Isso permite implementar ferramentas de RPA e tornar o processo mais simplificado. O sistema automatizado também categorizará diferentes faturas, canais e locais para facilitar as coisas.

5. Entrada de dados ERP

A inserção de dados no sistema ERP pode consumir muito tempo e pode até exigir que a equipe de back-office passe um dia inteiro nele. A inserção manual dos dados também pode levar a erros humanos, que podem afetar o fluxo de trabalho geral da empresa. 

Com o RPA, você pode automatizar todo o processo de entrada de dados do ERP, seja coleta de dados, registro, processamento, atualização ou validação dos registros. Isso não apenas reduzirá os tempos de transação para maximizar a produtividade, mas também ajudará a minimizar os erros.

6. Consultas de dados

Uma consulta do sistema é um processo comum em vários aplicativos, que é necessário para coletar dados para uma transação específica. As ferramentas de RPA podem ser usadas para reestruturar a integração de dados entre diferentes aplicativos e portais, o que proporcionará acesso rápido aos dados solicitados pelos funcionários para diferentes tarefas. 

Além disso, o RPA também pode ajudar a fornecer dados dos servidores na rede executando uma consulta específica e extraindo dados para o painel de saída.

7. Recursos Humanos

A automação no departamento de RH tem grandes escopos para tornar o sistema e os processos mais eficientes. As ferramentas de RPA podem ajudar a encontrar os detalhes do funcionário com rapidez e precisão, o que pode ser um processo sensível ao tempo. 

A automação também ajudará a substituir os processos em papel por formulários eletrônicos e aplicativos online, o que, por sua vez, facilitará sua jornada de transformação digital. Os robôs RPA também podem ser usados ​​para gerenciar presença, autorização de licença, planilhas de horas e muito mais.

8. Gestão da folha de pagamento

Calcular a folha de pagamento é um trabalho rotineiro do departamento de RH, que segue as mesmas fórmulas e cálculos baseados em regras todos os meses. Isso facilita a integração de soluções de RPA para gerenciamento de folha de pagamento e minimiza o tempo e o esforço envolvidos no processo manual. 

A automação também facilitará o manuseio de grandes volumes de entrada de dados e garantirá a consistência em vários sistemas. Você também pode automatizar a geração de contracheques e gerenciar outras transações relacionadas à folha de pagamento sem imprecisões.

9. Segurança cibernética

Outro grande benefício do RPA é que ele ajuda a melhorar a segurança dos negócios. Automatizar tarefas como verificações regulares de segurança e monitoramento de rede 24 horas por dia ajudará você a detectar atividades maliciosas a tempo e tomar as medidas certas para combater ameaças de segurança cibernética. As soluções de RPA também aplicarão os patches e atualizações de segurança quando estiverem disponíveis para garantir que sua rede corporativa não seja comprometida de forma alguma. Isso também ajuda a reduzir o risco de acesso não autorizado e violação de dados. 

Aspectos de segurança cibernética incorporados à automação inteligente nos ajudam a criar um ambiente protegido. Atividades como gerenciamento de acesso, verificação de vulnerabilidades, gerenciamento de patches, análise de incidentes, monitoramento de segurança, entre outros, podem se beneficiar da aplicação da Automação Inteligente, considerando o aumento das ocorrências de ataques cibernéticos em todo o mundo.

10. Atendimento ao cliente

Os clientes de hoje estão muito mais exigentes. Eles querem respostas rápidas e soluções eficazes para os seus problemas. Por isso, as demandas sobre o atendimento ao cliente das empresas estão cada dia maiores.

A boa notícia é que o atendimento ao cliente tem vários processos baseados em regras que podem ser automatizados com o RPA. Os sistemas automatizados de atendimento ao cliente podem classificar consultas e oferecer respostas iniciais aos clientes. 

Eles podem separar os atendimentos em diferentes categorias, como departamento de tecnologia, departamento de serviço e muito mais. A classificação garante que as consultas cheguem ao agente de atendimento ao cliente certo para uma resolução rápida. Não há necessidade de transferir a ligação do cliente de um executivo para outro.  

Além disso, os bots de RPA podem oferecer respostas às dúvidas mais simples, desafogando atendentes humanos para lidar com as mais complexas.

Conclusão

Independentemente do tamanho da empresa ou do setor a que ela pertence, as ferramentas de RPA agregam valor por maior precisão, velocidade e flexibilidade. Embora os bots imitem a atividade humana, eles não respondem a pequenas mudanças na interface do usuário ou nos dados como os humanos.

Sem o conhecimento e a aplicação adequados, as empresas podem perder o verdadeiro potencial do RPA como uma ferramenta projetada para aliviar o estresse dos funcionários. 

A automação de tarefas de baixo valor alivia os trabalhadores de tarefas demoradas, para que possam se concentrar em trabalhos de maior valor com os clientes. 

As empresas que escolhem automatizar processos com o RPA podem contar com o apoio da Power Platform para fazê-lo. A plataforma da Microsoft oferece um ambiente low-code para que mesmo funcionários sem conhecimentos profundos de programação possam criar fluxos que tornem suas rotinas mais simples.

Conheça mais sobre a Power Platform no nosso artigo completo sobre o assunto.