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Criamos 1113 salas do Microsoft Teams para o evento da CAMARB
bhs Suporte Premium
Ana Gabriela, Analista de Comunicação da CAMARB
A CAMARB – Câmara de Mediação e Arbitragem Empresarial – Brasil, é uma associação que fornece serviços especializados e de alta qualidade para soluções de conflitos empresariais através da administração de disputas por meio de arbitragem, mediação empresarial e dispute boards.
Desde 1998 a Câmara vem sendo reconhecida por seus profissionais experientes e renomados, com atuação decisiva na solução de disputas empresariais. Experiência e qualidade resumem a CAMARB, que atualmente foi ranqueada pelo Leaders League na categoria “Excellent”.
Durante os dias 23 a 25 de outubro de 2020 aconteceu a 11ª edição da Competição Brasileira de Arbitragem e Mediação Empresarial da CAMARB, integralmente online pela plataforma Microsoft Teams, que contou em toda sua execução, auxílio e administração da BHS.
Neste ano, foi enfrentado o desafio de organizar e realizar um evento virtual, que ocorre anualmente para cerca de 1.700 pessoas em São Paulo. A necessidade da CAMARB era os impactos fossem mínimos ao migrar o evento para o formato digital, fazendo com que os participantes da competição tivessem a mesma percepção da solenidade na versão presencial.
As operações durante a COVID-19
A pandemia de COVID-19 mudou bastante a realidade de várias empresas, muitas inclusive foram pegas de surpresa e tiveram que se adaptar de maneira drástica conforme o cenário ou foram forçadas a fechar as portas.
Para a CAMARB, manter as operações remotas e os processos em constante funcionamento mesmo à distância, foi possível, já que a organização já usufruía dos serviços BHS e contava com servidores em nuvem, monitoramento de dados, ferramentas como Microsoft 365 e Azure, que mantinham a produtividade e colaboração em altos níveis mesmo remotamente.
Os meios digitais foram primordiais para organização, que aprimorou a realização de eventos online, como é o caso dos webinars. Entretanto, apesar de ter sido uma adaptação relativamente fácil, o maior desafio estava por vir: a XI Competição Brasileira de Arbitragem e Mediação Empresarial, evento realizado pela Câmara.
Ano após ano, a CAMARB realiza a Competição Brasileira de Arbitragem e Mediação Empresarial, um evento que há mais de 10 anos está na história das solenidades de arbitragem e mediação do país.
A competição é uma oportunidade para estudantes e jovens profissionais de todo o Brasil colocarem em prática seus conhecimentos jurídicos em simulações de painéis arbitrais e sessões de mediação. As rodadas acontecem de forma simulada e contam com profissionais renomados em arbitragem e mediação figurando os papeis de árbitros e avaliadores. A competição brasileira acontece no final do mês de outubro, tradicionalmente, e antes dela ocorrem as Regionais, competições preparatórias não obrigatórias que servem para os competidores testarem seus argumentos e treinarem com outras equipes para a Nacional.
Em todos os anos anteriores a Competição Nacional, assim como as Competições Regionais, aconteceram de forma presencial.
Reestruturar a competição para acontecer remotamente foi um desafio, mas foi realizado com excelência através da tecnologia.
Mais do que tornar possível um evento tão importante, era preciso promover uma experiência tão enriquecedora quanto aquela das edições presenciais. Através do Microsoft Teams os competidores puderam participar de um evento de casa, abrindo portas para estudantes e jovens profissionais que não possuíam recursos para deslocar ao evento presencial. E o sucesso foi muito grande!
No evento nacional criamos 499 salas no Microsoft Teams, tanto para mediação quanto para arbitragem. Durante esses painéis eram reservadas duas salas no Teams para cada rodada.
Na categoria de arbitragem, em cada sala acontecia um painel arbitral, que contava com duas duplas de competidores e três árbitros. Já a outra sala que era disponibilizada no Teams funcionava como um local de apoio, para deliberação dos árbitros.
Na competição de mediação acontecia de forma semelhante, os competidores assim como os avaliadores ficavam na sala principal e a sala de apoio era utilizada tanto para o cáucus (sessões privadas) como para a deliberação das notas pelos avaliadores após o fim da sessão.
Além do evento nacional, aconteceram também as regionais. Ao total somaram mais de 600 salas no Teams. Veja abaixo:
Regional Norte: 42 salas para mediação e arbitragem.
Regional Centro-Oeste: 42 salas para mediação e arbitragem.
Regional Nordeste: 73 salas para mediação e arbitragem.
Regional Sudeste: 81 salas exclusivas para mediação e 185 salas para a arbitragem.
Regional Sul: 191 salas para mediação e arbitragem.
O objetivo não era só entregar uma estrutura excelente para a CAMARB, mas também oferecer valor para todo o negócio do cliente.
Realizamos vários testes e treinamentos com o cliente antes de começarmos os eventos. O foco da CAMARB era que gerássemos o mínimo de impacto possível, já que a ocasião é uma eventualidade de destaque, em que são referência no estilo de competição.
Todas as reuniões aconteceram pelo Teams sem qualquer interrupção ou falha. Nosso time cuidou para que cada etapa da competição acontecesse com a melhor experiência para os participantes durante todo o evento. Manter diversas salas simultâneas e garantir a qualidade de todas as chamadas em tempo real foi um verdadeiro desafio.
Por ser um evento aberto a um grande público, este foi nosso segundo grande desafio. Em cada sala havia entre 10 e 200 pessoas online. Com a expertise da nossa equipe, conseguimos administrar essa logística de forma produtiva e rápida, gerando impactos positivos mesmo em um evento tradicional que foi transformado para acontecer de forma 100% digital.
Cultura
Um grande fator responsável por contribuir com o sucesso da competição foi a rapidez com que a CAMARB adaptou suas operações para um ambiente digital. A implementação de uma cultura que efetivamente abraçou a transformação digital facilitou a realização do evento nesse novo formato. O cliente já utilizava diversos serviços gerenciados da BHS para possibilitar o trabalho remoto, inclusive inserindo o Microsoft Teams no dia a dia para otimizar o home office.
Prática
A utilização de metodologias ágeis durante os processos foi fundamental para o bom funcionamento organizacional e administrativo. As equipes conseguiram desempenhar de forma ágil a criação das reuniões no Teams, mensurar a execução do projeto, avaliar os feedbacks dos participantes e assim otimizar os eventos seguintes, gerando ainda mais sucesso e satisfação para a CAMARB e participantes do evento.
Diante esses resultados não nos resta dúvida, a nossa parceria com a CAMARB só pode evoluir!
Quer saber ainda mais sobre como o Microsoft Teams pode gerar essa influência tão positiva na sua empresa? Entre em contato com um de nossos especialistas e tire suas dúvidas.
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