Se você acha que as tendências, práticas, expectativas e a tecnologia que você usa em sua organização estão atualizadas, convém pensar novamente, pois provavelmente é hora de fazer algumas atualizações. Isso ocorre porque as novas gerações e tecnologias transformarão o local de trabalho neste nova década.

Segundo a Forrester, mais de 47% dos executivos entrevistados acreditam que, até o fim de 2020, a tecnologia terá um impacto em mais da metade de suas vendas, bem como nas tendências futuras do local de trabalho.

Hoje, muitas empresas estão passando por uma transformação digital. Inteligência artificial, nuvem e dispositivos móveis e maior automação deram a elas a capacidade de transformar todos os aspectos de seus negócios. E o uso da tecnologia e a digitalização de todos os setores de negócios terão um impacto fundamental nas tendências dos próximos anos.

Embora existam mudanças maciças em nossas vidas em relação à tecnologia, as tendências do local de trabalho têm sido estáticas. Muitas pessoas ainda trabalham em grandes escritórios, cubículos e na mesma mesa e computador todos os dias.

Além disso, muitas pessoas ainda pensam que uma carreira profissional adequada é aquela em que você acorda de manhã e se apresenta para o trabalho. Mas isso pode não ser mais o caso. 

O ambiente de trabalho está cada dia mais moderno e, para te mostrar, separamos abaixo as ferramentas que estão ajudando a chegar lá!

Fim do escritório: como será o ambiente de trabalho do futuro?

A expectativa de que o trabalho possa acontecer em qualquer lugar e a qualquer momento é a nova norma.

Um número crescente de empresas agora oferece trabalho remoto e outros arranjos de trabalho flexíveis. Essa mudança pode economizar dinheiro para as empresas e atender a uma nova geração que valoriza flexibilidade.

Mas como você garante que o local de trabalho moderno seja projetado de forma a não atrasar os funcionários remotos? Tarefas de rotina devem ser fáceis de realizar. A comunicação e a colaboração espontâneas devem ser fáceis, independentemente da localização de uma pessoa. 

A maneira antiga de fornecer acesso remoto à rede corporativa era por meio de conexões VPN (rede privada virtual), usualmente lentas e desajeitadas. As plataformas de nuvem mais recentes melhoraram bastante essa experiência. Portanto, é razoável esperar que um local de trabalho digital bem projetado forneça conexões seguras e sem esforço de qualquer lugar, em qualquer dispositivo.

Os dispositivos móveis agora rivalizam com os PCs como a principal maneira como as pessoas trabalham. A tecnologia do local de trabalho deve, portanto, oferecer uma experiência móvel de alto nível que não comprometa os principais recursos ou funcionalidades. 

Dito isto, não é garantido que a experiência móvel padrão de um aplicativo seja excelente. Provavelmente será necessário um esforço extra (e recursos) para alinhar as expectativas do usuário.

Transformando a experiência do funcionário

É tudo sobre o cliente, certo? Talvez não.

Os esforços de transformação digital tendem a se concentrar na experiência do cliente (CX) — o objetivo é encontrar o cliente onde ele está, fornecendo ferramentas e conteúdo personalizados em todo o arco da sua jornada.

Por exemplo, alguém que compra um carro pode começar a pesquisar modelos casualmente e os prós e contras de cada um. Uma montadora entregará conteúdo personalizado através de diferentes canais para começar a direcioná-los na direção de sua empresa. Eles também fornecem ferramentas correspondentes à etapa de decisão do comprador.

Depois que a pessoa compra um carro, ele recebe um aplicativo interessante para verificar o veículo e pode participar de um fórum online com outros proprietários. Estas são apenas algumas ferramentas do CX.

O conceito de experiência do funcionário (EX) surgiu mais recentemente e está rapidamente se tornando uma parte crítica do roteiro de transformação digital. 

O C-suite agora percebe que não pode ignorar a experiência do funcionário ao investir na experiência do cliente. Olhando para trás, parece lógico que um time equipado com as melhores ferramentas internamente possa atender melhor seus clientes. Mesmo as melhores plataformas de experiência do cliente falharão em fornecer quando o caos e a desorganização reinam.

Assim como a experiência do cliente, a experiência do funcionário inclui todos os pontos de contato e interações que um funcionário tem com uma empresa. De candidato a ex-funcionário, o objetivo é oferecer a melhor experiência possível em todas as etapas do ciclo de vida dele.

Conseguir essa experiência certa atrai as melhores pessoas, as mantém felizes e produtivas, e pode até sustentar o valor de seu conhecimento e experiência depois que elas saem.

Projetando o local de trabalho digital ideal

Dado o que está em jogo, vale a pena o tempo, o esforço e os recursos de uma organização para acertar o local de trabalho digital.

O local de trabalho é um sistema complexo e interconectado de pessoas, processos e tecnologia. As ferramentas do local de trabalho devem ser projetadas e configuradas para fortalecer, não interromper, esse sistema, proporcionando uma ótima experiência ao usuário.

E não é apenas um tipo de usuário para o qual você está projetando. Normalmente, existem dezenas, senão centenas, de tipos de usuários (também conhecidos como perfis), dependendo do tamanho e da diversidade da sua organização.

O ponto de partida para projetar um ótimo local de trabalho moderno é ganhar uma compreensão profunda de como a equipe interage com seu conjunto atual de ferramentas. A observação de comportamentos e interações homem-máquina permite identificar desafios e criar uma visão para o local de trabalho digital ideal.

Você descobrirá gargalos que diminuem a produtividade e causam agravos. Você também descobrirá pessoas que aspiram a fazer muito mais do que o conjunto de ferramentas atual permite. Portanto, é importante olhar além da situação atual e imaginar como o local de trabalho digital poderia apoiar melhor a equipe a cumprir seu objetivo profissional.

É aqui que o Design Thinking pode ser especialmente útil. O Design Thinking é uma abordagem centrada no ser humano que ajuda a construir um ambiente de trabalho digital ao ouvir e simpatizar com aqueles com aqueles que usarão o espaço.

Nesse modelo, os responsáveis não devem se apresentar com noções preconcebidas sobre como será a solução. Em vez disso, a solução deve surgir da colaboração entre as partes. Isso garante que a solução seja perfeitamente adequada às necessidades do usuário.

Usar o Design Thinking para projetar o local de trabalho digital pode revolucionar o papel da tecnologia no local de trabalho. Transferindo-o de um conjunto básico de ferramentas para um agente de transformação organizacional. 

Com essa abordagem, não se espera mais que os funcionários façam o melhor das ferramentas que recebem (e sofram em silêncio). Uma abordagem centrada no ser humano coloca as pessoas e suas necessidades no centro do processo de transformação digital.

Para a maioria das organizações, aplicar o Design Thinking dessa maneira representa um grande passo adiante. Isso resultará em colocar as ferramentas certas nas mãos dos funcionários para motivá-los e inspirá-los. Também dará origem a sistemas que evoluem constantemente e melhoram ao longo do tempo em resposta às necessidades do usuário.

Elementos do local de trabalho digital

Então, quais são as ferramentas que compõem um local de trabalho digital eficaz? Separamos elas em três grupos, sendo:

  • Comunidade e colaboração: como as pessoas se conectam, aprendem e trabalham melhor juntas;
  • Gerenciamento de conteúdo: como um conteúdo significativo é produzido, descoberto e usado;
  • Gerenciamento de dados e informações: como os dados são transformados em informações úteis e acessíveis;

Apesar da separação, nenhuma ferramenta é usada isoladamente.

Cada um dos elementos que compõem o local de trabalho digital deve ser projetado para trabalhar em conjunto e proporcionar uma ótima experiência ao usuário.

Em outras palavras, o local de trabalho digital ideal é um sistema completo que entrega valor além da soma de suas partes. 

Para te mostrar, vamos exemplificar cada um dos grupos abaixo.

Comunidade e colaboração

É aqui que a organização se reúne para trabalhar, compartilhar e aprender. A colaboração é cada vez mais importante no local de trabalho digital. Infelizmente, muitos ainda a consideram um complemento ou aprimoramento, e não um conjunto de recursos principais.

Se os funcionários não conseguem aproveitar facilmente a experiência de seus colegas ou se sentirem conectadas à organização, o valor do local de trabalho digital é dramaticamente diminuído. 

Da mesma forma, os funcionários devem poder alternar facilmente entre colaborar com os membros da equipe e colaborar entre equipes. Idealmente, usando o mesmo ou similar conjunto de ferramentas.

A popularização da nuvem tornou tudo isso possível. Sistemas de computação em nuvem, como o Microsoft Azure, permitem que as pessoas de uma equipe colaborem independentemente do local em que estão e se estão próximas ou não. Também é possível hospedar softwares críticos à operação da empresa em um ambiente de alta disponibilidade e segurança.

Gerenciamento de conteúdo

O gerenciamento de conteúdo deve ir muito além de uma abordagem para armazenar documentos. No mínimo, todos os funcionários devem poder compartilhar e trabalhar juntos com facilidade no conteúdo com os colegas. Compartilhar e colaborar com pessoas de fora da organização também é fundamental para a maioria.

Mas onde tudo se junta é a pesquisa. Se você estiver armazenando conteúdo em vários sistemas e repositórios (e quem não está?), a pesquisa deve verificar vários locais com facilidade.

Além de ter tudo reunido em um sistema de alta performance como a nuvem Azure, os aplicativos o Microsoft 365 permitem conectar funcionários, informações e conteúdo necessários para todos executem o melhor trabalho em qualquer dispositivo.

Gerenciamento de dados e informações

A maioria das organizações está se afogando em um mar de dados. O problema é que apenas uma pequena fração é usada para o benefício da organização.

A melhor abordagem para o gerenciamento de dados e informações é torná-lo o mais transparente e acessível possível. Essa abordagem aberta por padrão possibilita que qualquer pessoa na organização produza o próximo grande insight ou levante uma pergunta crítica.

Os dados não servem para nada. As análises são o que dão vida aos dados e geram valor a partir de grandes armazenamentos de dados. Mas compilar dados em um armazenamento de dados e colocar camadas em algumas ferramentas de análise é apenas o primeiro passo!

A inteligência de negócios deve ser implantada para todos os possíveis consumidores de dados, não apenas para a gerência sênior. Os painéis devem ser fáceis de interpretar e manipular para atender a diferentes necessidades e níveis de proficiência em dados. 

As ferramentas de Big Data e análises do Microsoft Azure permitem entregar melhores experiências e tomar melhores decisões analisando enormes quantidades de dados em tempo real. Obtenha o insight que você precisa para entregar ações inteligentes que melhoram o envolvimento do cliente, melhoram a receita e diminuem os custos.

Conclusão

As ferramentas que compõem o local de trabalho digital devem ser ativamente planejadas, implementadas e gerenciadas como um sistema completo. Idealmente, isso será realizado por um único grupo de pessoas responsáveis ​​por fornecer uma experiência exemplar para os funcionários.

Uma estratégia digital no local de trabalho deve ter como objetivo proporcionar uma experiência fácil e amigável para todos os funcionários, independentemente da função ou localização. Isso requer ouvir constantemente os usuários e responder às suas necessidades.

Agora que você sabe como modernizar seu ambiente de trabalho, aproveite e conheça mais sobre as funcionalidades do Microsoft 365 que te ajudarão nessa jornada!