Com o avanço da tecnologia, ferramentas cujo propósito era facilitar a vida dos funcionários de uma empresa se tornam cada dia mais complexas. Ao mesmo tempo, a necessidade por automatizar fluxos de trabalho, e eliminar atividades de baixo valor da agenda dos colaboradores, se tornou ainda mais eminente.
O Power Automate, um dos pilares da Power Platform, tem o objetivo de resolver esses dois problemas. Chamado anteriormente de Microsoft Flow, o programa oferece uma solução no-code para que mesmo pessoas sem experiência em programação possam automatizar seus próprios fluxos de trabalho.
Os usuários podem usar templates pré-configurados ou criar os seus próprios, de acordo com as suas necessidades. A plataforma tem o potencial de aliviar a carga de trabalho da TI da empresa, permitindo que os próprios colaboradores possam criar as ferramentas que facilitam seu trabalho.
Abaixo, explicamos as vantagens que o Power Automate oferece, tanto para o colaborador quanto para a TI, além de mostrar quais tipos de fluxos de trabalho ele permite automatizar! Acompanhe:
Quais as vantagens de usar o Power Automate?
Os casos de uso do Power Automate são variados, desde a integração de novos funcionários à aprovação de documentos, coleta de feedback do cliente e gerenciamento de tíquetes de suporte.
O Power Automate inclui mais de 300 conectores, que permitem aos usuários acessar e usar dados com um conjunto de ações e gatilhos predefinidos. Ao contrário do SharePoint Designer, o Power Automate funciona com aplicativos que não são da Microsoft, como Google Drive, Dropbox, Twitter e muito mais.
Para as equipes de TI, a capacidade de adicionar automação aos sistemas legado sem substituir ou configurar esses sistemas é um grande benefício. Com base no Azure Active Directory, o Power Automate é altamente seguro e fácil de auditar. Além disso, a automação substitui os processos baseados em papel, aumentando a proteção dos dados.
Por último, o Power Automate é vendido como um SaaS, o que significa que a empresa paga uma assinatura mensal de acordo com o número de usuários. Isso garante a escalabilidade e a mobilidade necessárias nos dias de hoje, bem como a configuração de custos previsíveis e otimizados.
Tipos de fluxos de trabalho no Power Automate
A automação de fluxos de trabalho com o Power Automate é baseada em gatilhos e ações. Gatilhos são ações que acionam o fluxo de trabalho. Por exemplo, receber um e-mail de um determinado destinatário. Ações são o que deverá ser feito quando o gatilho for acionado. Como criar uma tarefa na agenda quando um dado e-mail é recebido.
Existem três formas de iniciar a criação de um fluxo de trabalho automatizado no Power Automate:
- Escolher um dos tipos de fluxos de trabalho pré-configurados e fazer do zero;
- Utilizar um template existente e personalizá-lo;
- Selecionar um conector.
Enquanto as duas últimas são mais simples e bem intuitivas na plataforma, criar um fluxo automatizado do zero com os tipos pré-definidos da plataforma pode ser um pouco mais complicado.
Ao construir um fluxo no Microsoft Power Automate, é importante compreender os diferentes tipos de fluxos, pois você pode precisar determinar qual fluxo é mais adequado para o seu cenário. A seguir, mostramos os detalhes dos cinco tipos de fluxos do Power Automate para que você saiba quando e como utilizá-los.
Fluxos agendados
O fluxo agendado é exatamente o que parece, o fluxo será executado com base em uma data e hora definidas.
Por exemplo, se você deseja criar um fluxo que seja executado todos os dias às 9h, este fluxo de programação é perfeito para isso.
Fluxo automatizado
Há muitos gatilhos de fluxo automatizados, mas cada um deles começa com “quando” e a razão para isso é porque ele só será executado quando as condições especificadas forem atendidas.
Por exemplo, se quiser criar um fluxo para ser executado sempre que um usuário criar um novo item em uma lista do SharePoint, você criará um fluxo automatizado com o gatilho “Quando um item é criado”, especificando qual lista do SharePoint.
Fluxo instantâneo
O fluxo instantâneo é talvez o tipo de fluxo mais popular e comumente usado, especialmente na construção de aplicativos Power Apps. É indicado sempre que você quiser que o flow seja executado imediatamente após uma ação.
Por exemplo, se você deseja criar um aplicativo Power Apps para executar uma ação no back-end depois que o usuário clicar em um botão no aplicativo.
Fluxo da área de trabalho
O Power Automate também inclui automação de processos robóticos (RPA). Esse recurso, chamado de fluxos da área de trabalho, permite que os usuários criem fluxos de trabalho em escala, sem codificação.
Por exemplo, como em um gravador, um usuário pode registrar suas atividades e o sistema transforma essas informações em um fluxo de trabalho automatizado.
Fluxo de processo de negócios
O fluxo de processos de negócios também é bastante novo na família de fluxos. No entanto, também é bastante diferente dos outros fluxos mencionados, pois é usado com o Microsoft Dynamic 365 para garantir dados de maneira consistente em todo o processo.
É isso! Existem algumas maneiras de validar o fluxo, com ferramentas de teste, para ver se tudo está funcionando como você imaginou ou se precisa de ajustes.
A qualquer momento, você pode verificar o status de um fluxo em “Meus fluxos”, ou editar alguma informação. O histórico de fluxos também pode ser consultado e ainda é possível compartilhar um fluxo criado com algum colega de trabalho.
Bem simples, certo? Se tiver mais alguma dúvida sobre o Power Automate, entre em contato! A BHS está sempre pronta a ajudá-lo!