Uma pesquisa revelou que 77% dos trabalhadores diz ser mais produtivo quando estão em regime de home office, do que quando trabalham de um escritório. Essa foi uma das grandes vantagens que a internet, e posteriormente a computação em nuvem, trouxeram para o mercado: o trabalho remoto.

E-mails, documentos e softwares podem agora ser acessados de qualquer dispositivo, em qualquer lugar, permitindo que equipes trabalhem juntas, mesmo quando localizadas em pontos geográficos diferentes.

O ambiente de trabalho virtual e colaborativo se tornou uma ferramenta bastante utilizada por empresas dos mais variados segmentos. Um dos mais utilizados em todo o mundo é o Teams, da gigante tecnológica Microsoft. 

Desde seu lançamento em 2016, a adoção do Microsoft Teams está crescendo em empresas que buscam simplificar o trabalho em equipe, compartilhando, colaborando e comunicando-se em uma única plataforma.

Para te mostrar, abaixo separamos tudo que você precisa saber sobre o Microsoft Teams, o app de mais sucesso da Microsoft! Veja só:

O que é o Microsoft Teams?

Em novembro de 2016, a Microsoft adicionou uma nova ferramenta ao seu já robusto pacote de serviços, o Microsoft Teams. O Teams é um espaço de trabalho colaborativo que fornece a equipes remotas a habilidade de trabalhar juntas e compartilhar informações em um ambiente virtual comum. 

O software é integrado perfeitamente ao pacote Office 365 e apresenta os recursos de reuniões, anotações, bate-papos e muito mais. Também é possível utilizar as várias extensões da Microsoft e de terceiros, como integrações com Skype, SharePoint e Exchange.

O Microsoft Teams foi projetado para fornecer uma maneira mais fácil para grupos de pessoas se comunicarem e colaborarem. Com uma crescente demanda por acompanhamento em tempo integral de projetos, o compartilhamento do espaço de trabalho em um ambiente virtual demonstra uma grande vantagem para equipes que trabalham em conjunto e buscam otimizar o tempo de trabalho.

Quais as funcionalidades do Microsoft Teams?

Com uma variedade de funcionalidades, o Microsoft Teams se tornou um dos programas mais usados em todo o mundo quando o assunto é espaço de trabalho colaborativo.

Separamos algumas das principais funções que a plataforma oferece para as equipes de trabalho. Acompanhe:

1. Equipes e canais

As “Equipes” e os “Canais” são duas formas de estruturar suas conversas e arquivos para fornecer as informações corretas para aqueles que precisam. O objetivo é reduzir a confusão e aumentar a produtividade.

Dentro da plataforma do Teams, um administrador configuraria “Equipes” individuais. Normalmente, esses são os diferentes departamentos da sua empresa: vendas, marketing, recursos humanos, gerenciamento de projetos, desenvolvimento etc. Contudo, a divisão pode ocorrer da forma como você julgar mais adequada.

O administrador pode convidar apenas os funcionários para quem o conteúdo é relevante para uma “Equipe”. O software foi projetado com produtividade focada, por exemplo, a equipe de gerenciamento de projetos não precisa saber que a última campanha de marketing foi finalizada.

Para gerenciar com mais eficiência cada equipe, você pode criar subcategorias chamadas “Canais”. O canal de vendas pode, portanto, incluir previsão, atualizações de saída, promoções etc. As conversas ocorrerão em cada um desses canais sobre o assunto específico.

Portanto, fica fácil para cada funcionário ver o que é relevante para eles e colaborar nas discussões / decisões que estão ocorrendo em torno de cada tópico.

2. Chat e menções em grupo

Quando diferentes e-mails estão chegando, pode ser difícil acompanhar itens acionáveis ​​— é fácil perder a atenção com as mensagens constantes e deixar que tarefas importantes passem despercebidas.

Dentro das equipes do Teams, você pode mencionar um usuário em uma conversa, da mesma maneira que faria no Facebook, Twitter ou LinkedIn. O usuário receberá uma notificação de que foi mencionado em um canal específico e pode ir até lá para responder.

3. Colaboração de arquivos

Você pode editar seus arquivos do Microsoft Office diretamente no Teams. Os usuários podem fazer upload de arquivos para a plataforma que está armazenada no One Drive; os colaboradores têm a opção de editar dentro do próprio aplicativo que salvará o arquivo automaticamente na nuvem. 

Ao ser armazenada na nuvem, a versão mais recente é sempre trabalhada, eliminando cópias duplicadas. O Teams também traz o recurso pouco conhecido da edição em tempo real nos aplicativos do Office. Uma equipe que trabalha no documento pode editar e enviar comentários simultaneamente e ao vivo, economizando tempo comparando notas e versões de e-mail.

4. Integração com diversos aplicativos

A Microsoft sabe que os usuários administram seus negócios em uma infinidade de aplicativos diferentes e por isso permitiu que o Teams se integrasse com muito mais apps, do que somente aqueles do pacote Office padrão. 

Como toda organização exige uma configuração diferente, você tem a opção de integrar apenas os aplicativos necessários. A lista de aplicativos é extensa e inclui o Adobe Creative Suite, Hootsuite, Adobe Sign, ZenDesk e muitos mais. As notificações personalizadas também podem ser configuradas, como para notificar certos usuários quando as postagens sociais são publicadas.

5. Reuniões eficazes

É provável que você use algumas plataformas de reunião online diferentes nos seus negócios, seja ela o Zoom, Webex, GoToMeeting ou outra. O Teams tem a opção de agendar reuniões em sua interface. Com o desligamento gradual do Skype for Business, o app assumirá a oferta da Microsoft.

A realização de uma reunião interna no Teams exige apenas que você faça parte da equipe, não sendo necessário se inscrever, ligar ou ter um número PIN. Existem diferentes opções de reunião disponíveis, incluindo compartilhamento de áudio, vídeo ou tela. 

A interface mostra quem é convidado, quem aceitou ou recusou e quaisquer notas da reunião. O melhor de tudo é que qualquer reunião agendada no Teams também é sincronizada com o calendário do Outlook dos convidados. É possível fazer anotações ao vivo durante toda a sessão, incorporando os aplicativos escolhidos à reunião.

Um outro recurso útil é “Reuniões abertas”. Se uma reunião estiver listada como “Aberta”, qualquer membro da equipe poderá participar da conversa se considerar o conteúdo relevante para sua função.

6. Galeria de bots

O Microsoft Teams oferece uma galeria de bots, com cerca de 24 robôs com funcionalidades distintas para ajudar a aumentar a produtividade da equipe. Existem bots disponíveis para responder às perguntas mais básicas sobre o Teams, bots para fazer pesquisas e consultar os colegas, bots para criar e enviar relatórios periódicos, entre outros. 

7. Altamente personalizável

Ser capaz de ser personalizado é um recurso importante para qualquer aplicativo nos dias de hoje. É verdade que todas as organizações são únicas. Se você está procurando uma ferramenta que aumentará o envolvimento em sua organização, o Microsoft Teams é a resposta. 

Essa nova ferramenta pode ser adaptada para atender a todas as necessidades comerciais e culturais de sua organização. O Teams oferece uma plataforma com opções de extensibilidade e APIs abertas com disponibilidade geral. 

Com a alavancagem do modelo Connector do Microsoft Exchange, o Teams pode fornecer atualizações e notificações de serviços de terceiros, como GitHub e Twitter. Com suporte adicional ao Bot Framework da Microsoft, sua organização poderá criar e personalizar os aplicativos e outros serviços inteligentes para integrar-se ao Microsoft Teams.

8. Segurança aprimorada

Segurança dos dados é outra área em que o Microsoft Teams se destaca dos seus concorrentes e garante sua tranquilidade. Você sempre terá recursos avançados de segurança e conformidade ao usar qualquer um dos serviços de plataforma do Office 365. 

Seus dados são criptografados enquanto em trânsito ou em repouso. O Teams e todos os outros serviços do Office 365 atendem aos padrões de conformidade, incluindo ISO 27001, a LGPD e até a GDPR, as leis de privacidade da Europa.

Ele também faz parte da rede global de datacenters da Microsoft, que possui um modelo operacional transparente, assegurando que seus dados estarão protegidos com as medidas de segurança mais avançadas do mundo.

Uma plataforma para o time de hoje: as vantagens do Teams

Não é segredo que “trabalho em equipe” é fundamental; seja no trabalho ou na escola, sem ele não poderíamos realizar nossas tarefas. Isso não apenas ajuda as equipes a se unirem adequadamente, mas também aumenta a moral no local de trabalho e também aumenta a produtividade.

Nos últimos anos, a colaboração e o trabalho em equipe passaram por mudanças significativas, impactando a maneira como trabalhamos. Com o desenvolvimento de um novo software de colaboração, agora podemos nos comunicar com eficiência com os membros da equipe, independentemente de sua localização geográfica.

O Microsoft Teams foi criado justamente para essa nova força de trabalho diversificada de hoje. Com a chegada dos millennials no mercado de trabalho, a comunicação e a colaboração no escritório mudou profundamente.

Hoje, ambientes digitais são valorizados pela força de trabalho, que prefere trabalhar em locais que fornecem um fluxo rápido de informações e ferramentas que sejam tão intuitivas quanto as que escolhem para suas tarefas pessoais.

O Teams fornece um ambiente digital aberto que torna o trabalho integrado, visível e acessível em todos os aspectos. Com ele, todos em cada equipe estarão sempre a par de tudo que está acontecendo.

O Microsoft Teams facilita muito o foco em projetos específicos, o que ajuda as equipes a trabalhar com mais eficiência ao colaborar em tarefas de alta prioridade. Todas as conversas no software se tornam ativos de informações, que podem ser pesquisáveis pelo Microsoft Graph. As conversas podem ficar visíveis para todos os serem criadas de forma privada.

Isso torna muito mais fácil para os usuários encontrarem as informações que estão procurando. Ele divide as informações em canais selecionados, para que você possa visualizar apenas mensagens, documentos e reuniões pertencentes a esse canal específico. 

Como resultado, há menos chances de você se distrair com conversas sem importância. Outro ponto é que isso permite gastar menos tempo limpando uma caixa de entrada desarrumada ou desorganizada, que, como todos sabemos, pode ser extremamente demorada para organizar.

Além disso tudo, recursos como o E-Discovery são adicionados para garantir que os dados estejam seguros e para te ajudar no atendimento aos principais requisitos de conformidade, como a LGPD.

Por último, a integração do Teams com o Skype transforma completamente as interações por vídeo e voz, com uma diversidade de modernas ferramentas de comunicação visual que permitem aumentar o engajamentos dos usuários. Seus funcionários podem se comunicar com itens legais, como GIFs, adesivos, emojis e memes personalizados.

Por que investir em ferramentas de trabalho remoto?

A utilização de sistemas de trabalho mais flexíveis tornou mais que necessário o desenvolvimento de ferramentas colaborativas para o acompanhamento dos projetos. Os profissionais de hoje necessitam de ferramentas que permitam o acesso, criação e compartilhamento de informações de forma instantânea e mais assertiva. 

Esquemas de home office se tornam a cada dia mais a regra, uma vez que não só permitem aumentar a produtividade como também reduzir as despesas de manutenção do escritório.

Os líderes geralmente relutam em incentivar o trabalho em casa, pois se preocupam em não saber se a equipe está trabalhando de maneira produtiva. No entanto, este é um pensamento retrógrado.

Se você não pode dizer se as pessoas que trabalham remotamente estão sendo produtivas, isso realmente indica que você não pode acompanhar a produtividade, ponto final. Embora ver alguém sentado fisicamente em sua mesa possa nos proporcionar algum conforto, não é uma maneira de medir a produtividade.

Obviamente, a produtividade geralmente não é fácil de medir e varia muito, dependendo do tipo de trabalho que sua equipe realiza. Mas sempre vale a pena implementar sistemas que foquem na produtividade de sua equipe, como o Teams.

A possibilidade de realizar reuniões em grupo via chat, com disponibilização de arquivos, imagens, vídeos e espelhamento de telas tornou a experiência dos usuários no Teams muito mais completa. Com tudo isso dito, fica fácil ver porque o Microsoft Teams é um hub essencial e abrangente para comunicação e colaboração de equipes.

Conclusão

O Microsoft Teams é uma poderosa ferramenta de comunicação e colaboração que em breve se tornará um dos principais players do mercado. Não perca a oportunidade de fazer parte do movimento e aumentar sua produtividade geral. 

Depois de ter uma ideia de qual o seu cenário de negócios, você pode personalizar grupos, SharePoint ou qualquer outro serviço do Office 365 para atender às suas necessidades.

Gostou de conhecer o Microsoft Teams? Ficou interessado? Entre em contato conosco e saiba como essa ferramenta pode ajudar a sua empresa!